Kiedy należy wystawić fakturę zaliczkową i jak ją zaksięgować?

Faktura zaliczkowa to ważny dokument zarówno w procesie handlowym, jak i usługowym, często wystawiany przez firmy i organizacje. Kiedy jednak należy ją wystawić i jak rozliczyć?

Co to jest faktura zaliczkowa i co musi zawierać?

Faktura zaliczkowa to rodzaj dokumentu księgowego, który wystawia się jako częściową lub całkowitą przedpłatę za zamówione towary lub usługi. Stanowi ona również formę zabezpieczenia przed wycofaniem się kontrahenta z transakcji. Faktura zaliczkowa jest często wystawiana w związku z wykonaniem konkretnej usługi – wówczas to kontrahent decyduje, czy zakupić potrzebne materiały, czy też nie.

Faktura zaliczkowa musi zawierać kwotę zaliczki wpłaconej przez klienta, a także informację o całkowitej kwocie danej transakcji. Ponadto faktura musi zawierać datę wystawienia, dane kontaktowe sprzedawcy i odbiorcy (adres i numer NIP), nazwę towaru lub usługi ze szczególnym uwzględnieniem słowa “zaliczka”, stawkę VAT, kwotę VAT, kwotę netto i brutto oraz numer kolejny faktury zaliczkowej. Na dokumencie należy również podać datę i sposób zapłaty oraz ewentualny numer rachunku bankowego.

W jaki sposób wystawia się i rozlicza faktury zaliczkowe?

Fakturę należy wystawić, gdy obie strony zaakceptują warunki transakcji. Przed wystawieniem tego typu dokumentu można również utworzyć ofertę lub zamówienie zawierające wszystkie niezbędne dane. W takim przypadku należy podać przedmiot zakupu, jego cenę i ilość, a także czas realizacji i wykonania opisanego zamówienia. Zaliczka może być wystawiona z terminem płatności na kwotę wcześniej uzgodnioną między stronami lub na podstawie wcześniej dokonanej płatności; w tym drugim przypadku wymagane jest uregulowanie płatności. Ten rodzaj faktury może obejmować częściową lub całkowitą zapłatę za towar, można też wystawić kilka zaliczek na to samo zamówienie lub usługę, obejmujących różne terminy – ale każda z nich musi być zaksięgowana. Wystawiaj faktury zaliczkowe bez trudu – odwiedź afaktury.pl, aby dowiedzieć się jak.

Jak należy rozliczyć fakturę zaliczkową? Każda zaliczka powinna być rozliczona na koniec danej transakcji poprzez wystawienie faktury końcowej. Jedną fakturą można rozliczyć kilka zaliczek. Jest ona podobna do zwykłej faktury w tym sensie, że musi uwzględniać zaliczki odliczone od całkowitej wartości danego towaru lub usługi. W tym celu do wyszukiwarki faktur zaliczkowych należy wpisać NIP nabywcy wraz z datą wystawienia faktury zaliczkowej. W przypadku pojedynczej zaliczki należy wybrać ikonę ROZ. Jeśli masz wiele zaliczek, zaznacz wszystkie, klikając “Wyczyść zaliczkę”.

W obu przypadkach zostanie wyświetlona faktura z kolejnym bieżącym numerem, a dane stron biorących udział w transakcji zostaną automatycznie uzupełnione, z uwzględnieniem informacji zawartych w zaliczce. Uzupełniona zostanie również tabela z nazwą towaru lub usługi, określona jako “rozliczenie zaliczki nr…”. Kwota zostanie wyświetlona zgodnie z ceną zawartą w zaliczce, ale jako wartość ujemna. W wolnym wierszu tabeli należy wpisać kwotę umowną towaru lub usługi, a kwotę końcową pomniejszyć o zaliczkę. Następnie faktura jest zapisywana do rozliczenia zaliczek i wysyłana do działu księgowości i kontrahenta.

Sprawdź więcej na: https://afaktury.pl/wystaw-fakture-zaliczkowa,3,5/